Ein Beleg aus dem Jahr 2019 wird gesucht. Er lag in einem Ordner auf dem MacBook, das letztes Jahr ersetzt wurde. Im Treuhandbüro kostet so ein Moment nicht einen Nachmittag, er kostet Vertrauen. Mandantendaten schützen heisst darum zuerst zu wissen, was überhaupt auf ein Gerät gehört.
In 30 Sekunden
- Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht? Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, für Bücher, Belege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht.
- Darf das Archiv auf dem Mac liegen? Nur unter strengen Bedingungen. Die Verordnung nennt Flash-Speicher ausdrücklich als veränderbar.
- Für Betriebe wichtig: Das Gerät ist Arbeitsplatz, nicht Archiv. Verschlüsselung, Sperre und Fernlöschung gehören trotzdem dazu.
- Keine Zeit dafür? Wir übernehmen Einrichtung, Absicherung und Überwachung der Geräte, ohne dass Du daran denken musst.
Zehn Jahre: was die Aufbewahrungspflicht bedeutet
Das Obligationenrecht ist in Artikel 958f eindeutig. Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, nicht mit dem Datum auf dem Papier.
Elektronisch ist erlaubt. Absatz 3 knüpft das an zwei Bedingungen. Die Unterlagen müssen mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen übereinstimmen. Und sie müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Das Wort „jederzeit» gilt auch im neunten Jahr, wenn das damalige Programm längst abgelöst wurde.
Warum der Mac kein Archiv ist
Jetzt wird es konkret. Die Geschäftsbücherverordnung unterscheidet in Artikel 9 zwischen unveränderbaren und veränderbaren Informationsträgern. Wir haben den Wortlaut nachgelesen. Als veränderbar gilt ein Träger, auf dem sich Daten ändern oder löschen lassen, ohne dass das nachweisbar bleibt. Die Verordnung zählt diese Träger auf und nennt dabei wörtlich „solid state-Speicher».
Genau dieser Speicher steckt in jedem aktuellen Mac, iPhone und iPad. Ein Ablageordner auf dem Schreibtisch Deines Mac ist damit kein zulässiges Archiv. Die Verordnung erlaubt veränderbare Träger nur, wenn vier Dinge zusammenkommen: ein Verfahren, das die Integrität sichert, ein unverfälschbarer Zeitstempel, festgelegte und dokumentierte Abläufe sowie aufbewahrte Protokolle.
Ein Ordner hat nichts davon. Eine Archivlösung, die für diesen Zweck gebaut wurde, hat es.
Pro-Tipp: Sag in einem Satz, wo das Archiv Deines Büros liegt. Wer das nicht in zehn Sekunden kann, hat kein Archiv, sondern Ordner.
Mandantendaten schützen: vier Dinge am Gerät
Das Datenschutzgesetz fordert in Artikel 8 eine dem Risiko angemessene Sicherheit durch technische und organisatorische Massnahmen. Die zugehörige Verordnung wird in Artikel 3 deutlicher. Die Zugriffskontrolle verlangt, dass berechtigte Personen nur jene Daten sehen, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Die Datenträgerkontrolle zielt darauf, dass Unbefugte Datenträger nicht lesen, kopieren oder verändern können.
Am Apple-Gerät heisst das vier Einstellungen:
- Verschlüsselung eingeschaltet. FileVault auf jedem Mac, Code-Sperre auf iPhone und iPad. Ohne Code bleibt der Speicher unlesbar.
- Automatische Sperre kurz halten. Fünf Minuten am Mac, eine Minute am iPhone. Ein offenes Gerät auf dem Besprechungstisch ist eine offene Tür.
- Rechte getrennt. Ein Konto mit Administratorrechten für Installationen, ein normales Konto für die tägliche Arbeit.
- Fernlöschung vorbereitet. Sie funktioniert zuverlässig nur, wenn das Gerät vorher in einer Verwaltung registriert wurde. Nach dem Verlust ist es zu spät.
Wie das im Alltag abläuft, steht Schritt für Schritt im Beitrag iPhone im Betrieb sicher verwalten.
Mandantendaten schützen, wenn ein Gerät verschwindet
Artikel 24 des Datenschutzgesetzes schreibt eine Meldung an den Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten vor, sobald eine Verletzung der Datensicherheit voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffene Person führt. Im Gesetz steht „so rasch als möglich». Eine Frist in Tagen nennt es nicht.
Ob ein hohes Risiko vorliegt, hängt am Zustand des Geräts. Ein verschlüsseltes, gesperrtes und aus der Ferne löschbares MacBook ist eine andere Lage als ein offenes. Diese Beurteilung triffst Du im Ernstfall unter Zeitdruck. Darum gehört sie vorher geklärt.
Berufsgeheimnis: was für Treuhand gilt
Hier hält sich eine Annahme hartnäckig. Das strafrechtliche Berufsgeheimnis in Artikel 321 des Strafgesetzbuchs zählt die Berufe einzeln auf: Geistliche, Rechtsanwälte, Notare, Ärzte und weitere. Treuhänder stehen nicht auf dieser Liste. Revisoren, die nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, stehen darauf.
Das entlastet niemanden. Die Schweigepflicht aus dem Mandatsvertrag gilt weiter, das Datenschutzrecht ebenso. Der Unterschied liegt in der Rechtsfolge, nicht in der Sorgfalt.
Fazit: der Arbeitsplatz ist nicht der Aktenschrank
Die zehn Jahre deckt ein System ab, das für Aufbewahrung gebaut ist. Dein Apple-Gerät hat eine andere Aufgabe. Es sichert den Zugang, übersteht einen Verlust und bleibt sauber verwaltet. Diese Trennung sauber zu halten ist weniger Aufwand als der Versuch, ein Notebook zum Aktenschrank zu machen. Wie wir das für Treuhandbüros aufsetzen, steht auf der Seite Apple-IT für Treuhänder. Ab dem 1. Oktober 2026 ist das unser Managed Workplace.
Weisst Du, wo die Belege Deiner Mandate heute liegen?
Als Apple-Spezialist für KMU in der Zentral- und Ostschweiz sehen wir beide Bilder. Büros mit sauberem Archiv auf ungesicherten Geräten. Büros mit gesicherten Geräten ohne Archiv.
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Häufige Fragen zu Mandantendaten im Treuhandbüro
Reicht ein Ordner mit PDF-Dateien auf dem Server als Archiv?
Der Speicherort allein entscheidet nicht. Die Geschäftsbücherverordnung setzt bei veränderbaren Trägern mehr voraus: ein Verfahren für die Integrität, einen Zeitstempel, dokumentierte Abläufe plus Protokolle. Ein blosser Ablageordner bringt das nicht mit. Eine Lösung, die als Archiv gebaut ist, bringt es mit. Frag Deinen Softwareanbieter schriftlich, ob seine Ablage diese Anforderungen abdeckt.
Muss ich alte Geräte aufbewahren, damit die Daten lesbar bleiben?
Nein. Gefordert ist die Lesbarkeit, nicht ein bestimmtes Gerät. Artikel 10 erlaubt ausdrücklich, Daten in andere Formate zu übertragen, solange Vollständigkeit und Richtigkeit erhalten bleiben. Jede solche Übertragung ist zu protokollieren und das Protokoll wird zusammen mit den Daten aufbewahrt. Ein Rechner von 2014 im Schrank ist keine Lösung, eine geplante Migration schon.
Darf ein Beleg ein Foto vom iPhone sein?
Ja, wenn die Aufnahme mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall übereinstimmt und sich später wieder anzeigen lässt. Das Obligationenrecht lässt Papier und elektronische Formen gleichermassen zu. Wichtig ist der Weg danach. Das iPhone ist das Aufnahmegerät. Der Aufbewahrungsort ist das Archivsystem, in dem die Aufnahme unverändert landet.
Wir sind ein kleines Büro. Brauchen wir das überhaupt?
Die Pflichten hängen nicht an der Anzahl Mitarbeitenden. Das Datenschutzrecht bemisst die nötigen Massnahmen am Schutzbedarf der Daten sowie am Risiko für die betroffene Person. Lohndaten, Steuerunterlagen und Kontobewegungen Deiner Mandate haben einen hohen Schutzbedarf. Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt ohnehin für jede buchführungspflichtige Firma.
